EL PROTOCOLO Y CEREMONIAL

TALLER


Lao Tse ...

“No se ofende más a los Hombres que cuando se vulneran sus Ceremonias y Costumbres, pues siempre es una muestra de desprecio”


EL hOMBRE
…

....es aquel que sabe conocer la sabiduría de saber comportarse con la dignidad de un Rey y la humildad del sabio. Conocer ambos extremos exige conocimiento, destrezas y sabiduría, no solo en palabras sino también en la actuación.

MODULO I - DIPLOMACIA TURÍSTICA


EL PODER LEGITIMADOR DEL PROTOCOLO

El Protocolo y el Ceremonial han sido las columnas del Poder Político en las sociedades, desde el paso de la forma primitiva del Clan familiar, a la Tribu y de ella a la “polis”, a la “civitas” llegando a ser la manifestación más relevante del Estado, en todas sus manifestaciones políticas

Cultura vs. Civilización

Cultura
Civilización
• Es plural
• Es diversificada

• Es única.
• Busca la humanidad de los hombres.
• Esta por encima de divisiones y distinciones entre los hombres



Protocolo, Ceremonial y EtiquetaDiplomática Turística
Herramientas de Negociación en las funciones diplomáticas turísticas.


ü Deferencias entre el Protocolo, Ceremonial y Relaciones Públicas:

v Protocolo y Ceremonial
Vienen determinados por leyes y normas derivadas de la Constitución Política de las Naciones y al Servicio de los Estados y sus Instituciones

v Relaciones Públicas
Es una ciencia que surgió el siglo pasado, en los EE.UU., para superar una crisis económica y la credibilidad del mercado, con el fin de fomentar la relación de comunicación entre Producción, Trabajo y Cliente



CONCEPTOS BÁSICOS

v Protocolo
“ El arte de la determinación y establecimiento de las formas más idóneas para la eficaz ejecución de toda actividad humana”

v Ceremonial
“ Conjunto de formalidades que deben observarse en la celebración de actos oficiales. Deriva de la conducta ritual del ser humano en sus relaciones de mayor relevancia social ”.

v Etiqueta
Es el comportamiento adecuado que viene determinado por el conjunto de normas sociales a utilizar para el mejor desenvolvimiento humano y político en el marco del protocolo.

LA CIENCIA DEL CEREMONIAL

La ciencia que estudia el comportamiento ritual humano, su naturaleza y exteriorización, determinando en su caso, las normas de esa conducta y sus modos de realización

ü El Ceremonial y el Protocolo en las Relaciones Internacionales
Deben reflejar el respeto a la Soberanía, al Honor y a la Dignidad Política de cada Estado. Lo que obliga a cuidar las formalidades, honores, tratamientos, etc, que rigen el Ceremonial respetando el orden y la jerarquía que establece el Protocolo Diplomático.

ü Desde el Ámbito Político
Protocolo es imagen de Poder y es el conjunto de símbolos y rangos que proyectan el “ser y estar” de una Comunidad Política.

ü El Protocolo y el Ceremonial
Son las herramientas de comunicación por excelencia de los pueblos civilizados y los medios mediante el cual el Estado manifiesta su razón de ser para el mantenimiento de la paz y la seguridad internacional

DIFERENCIA ENTRE PROTOCOLO Y CEREMONIAL:

ü Protocolo: Organiza- Es Flexible.
ü Ceremonial: Solemniza- Es Inflexible.


LA ACTIVIDAD PROTOCOLARIA PARA LOS FUNCIONARIOS DE PROTOCOLO

“ Debemos estar concientizado que a la hora de planificar y organizar actividades protocolares, debemos estar sensibilizados que somos uno más como practicante de la comunicación organizacional ”

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA GERENCIA DEL PROTOCOLO COMO INSTRUMENTOS PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA IMAGEN CORPORATIVA

Ventajas:
v Es un factor de estabilidad social, se dice muchas veces que lo que no puede resolver la violencia, cuando varios se reúnen, la solución, la cortesía. No podemos olvidar que el protocolo es una escuela de civismo.
v El protocolo une y relaciona favorablemente a las autoridades e instituciones. Tampoco podemos olvidar que el protocolo es un instrumento clave para el análisis de la Historia.

Desventajas:

v El protocolo procurar crear identidad y alteridad. Dependiendo de la Estructura cultural de las Organizaciones, su apertura o cierre, debilidad o fortaleza el protocolo impondrá un ordenamiento ritual adecuado. No obstante es absolutamente importante evitar el ritualismo o el ceremonialismo: enfocado desde este exceso convertiremos a la institución en un entorno cerrado, casi sectario, negado en la practica los efectos benéficos buscarlos por la Disciplina que nos ocupa.



PARAMETROS DEL PROTOCOLO

Toda actividad protocolaria, se basa en un conjuntos de normas, establece pautas para la organización y desarrollo de cualquier evento especial de tipo formal donde se haga necesario establecer parámetros:

v Precedencia
v Tratamientos y
v Equivalencia.




Cada tipo de acto o evento según la organización que la ofrece y coordina, el motivo y las personalidades involucradas, estará enmarcada en las siguientes áreas:

v Protocolo Diplomático.
v Protocolo Militar.
v Protocolo de Estado.
v Protocolo Municipal.
v Protocolo Social.
v Protocolo Empresarial.
v Protocolo Académico.
v Protocolo Religioso.
v Protocolo Deportivo.
v Protocolo Cultural.
* Protocolo Turístico.

Es conveniente aclarar que hay actos o eventos especiales donde la presencia protocolar es más necesaria que en otros:

v Acto de Imposición de Condecoraciones- Brindis.
v Premier de una Película – Instalación de un Seminario.
v Instalación de un evento deportivo- Instalación de un Cumbre de Jefes de Estados y/o Gobiernos.

Toda actividad protocolaria dependerá:

v Trascendencia.
v Motivo.
v Magnitud de la Ceremonial o Evento.
v Nivel de Participantes.
v Del tipo de Organización.


En cada actividad protocolaria, independientemente de su naturaleza, va influir positiva a la imagen de la organización y/o país:

En toda actividad protocolaria existe “ Contingencias”:

En toda actividad protocolaria, existe la posibilidad de que surjan imprevistos y para ello es conveniente considerar planes alternos de contingencias que se adaptan a las variaciones. Ello implica adoptar medidas correctivas a los efectos fijados para lo cual hay que revisar las estrategias y tácticas adoptadas.


El protocolo es un instrumento del Marco actual de la Comunicación Global:

El protocolo en la actividad no sólo se limita a cumplir una mera relación de normas y reglas que determina cierto comportamiento de la vida diaria, sino además condiciona proyección externa y fortalece la imagen pública ante una sociedad o medio donde se desarrolla


PRINCIPIOS Y FUNDAMENTOS DE LA PRÁTICA DEL PROTOCOLO

Existen tres principios claves en la practica del Protocolo:

a. Ordenar: Los Actos según su clase, naturaleza y fines ( pública, privada, oficial, no oficial, formal y informal).

b. Jerarquizar: La jerarquía puede ser:
.- Temporal que se establece un antes y después.
.- Espacial: Mediante la presencia y situación de símbolos e instrumentos.
.- Personal: Por el lugar que ocupan dentro del espacio establecido.

c. Armonizar: Se utiliza para realizar únicamente los acontecimientos a los que vamos a asistir.







Reflexiones:


“ En la actualidad vivimos en un mundo muy relacionado con diferentes culturas, lo que produce situaciones nuevas y desconocidas entre ellas. Situaciones nuevas que se resuelven, cuando no tenemos nada escrito. Son éstas ocasiones, y para actos concretos, cuando tenemos que definir un protocolo eficaz, o lo que vulgarmente decimos como “ Salir del paso”.


Para ello existen unos principios y son los siguientes:
v Estudios y análisis de los fines que queremos conseguir.
v Respetar las diferentes culturas, tradiciones y valores de las personas que asisten al evento.
v Evitar la improvisación.
v Cada Estado, mantiene un orden de jerarquía que debemos respetar dentro de ellos y unirse con el conjunto de los demás.
v La aplicación de los principios básicos del protocolo, tiene que adecuarse a la realidad social del momento.


MODULO II - PRECEDENCIA EN LOS ACTOS PROTOCOLARES.


PRECEDENCIA

Es el honor que se hace con relación al lugar que cada persona debe ocupar con respecto a los demás, cuando concurren a un acto. Supone la ordenación jerárquica de las distintas personas en razón de su cargo o status empresarial

ü Concepto - Precedencia
Condición especifica de una persona que determina su orden, situación y ubicación en cualquier actividad humana y pluripersonal.

ü Definición de Precedencia:
La precedencia establece el lugar que personas, instituciones y corporaciones(cuando concurren colegiadamente) deben ocupar respecto a las demás que participan en un acto determinado.

CLASIFICACIÓN DE PRECEDENCIA

ü Precedencia en Estricto:
Es la ordenación de las personas en virtud de su nivel o rango “ oficial”, establecido en norma legal, tradición y uso.

v Con Precedencia Determinada:
Las que tienen su sitio establecido en una relación oficial u oficiosa.
Ejemplo: Jefes de Poder.

ü Precedencia en Sentido Amplio:
La ordenación de las personas en virtud de su
“ importancia real” en la sociedad
Ej: Embajadores, Encargados de Neg. de Misiones Diplomáticos.

v Con precedencia indeterminada:
Las que siendo importante en la sociedad no la tienen.
Ej: Científicos, Artistas Recon


SISTEMA DE ORDENACIÓN DE LAS PERSONAS

v Personas Solas:
Cuando la ubicación es una persona con otra sola.
v Personas juntas formando conjuntos coherentes: Cuando hay que ubicar conjuntos de personas en bloque y por sectores, en donde están ordenados entre sí según su propio orden de precedencia.
v Personas juntas mezclados: Cuando hay que ubicar personas diferentes sectores en orden de precedencia.


Reflexiones: Un ejecutivo, hombre o mujer puede ser muy competente, trabajador e inteligente, pero si tiene una mala imagen y no sabe comportarse socialmente perjudica no solo su imagen sino también la de la institución o empresa que representa.

PARA QUE SIRVE LA PRECEDENCIA EN EL
PROTOCOLO Y EL CEREMONIAL

v Crea orden y disciplina en los actos ceremoniales.
v Promueve el respeto a las propias relaciones interinstitucionales de una
Organización.
v Legitima la Autoridad y la reconoce.
v Crea en el participante una cultura protocolar.
v Origina un tiempo particular y un espacio simbolizado y orientado.
v Refleja la relevancia del evento.


PRESIDENCIA EN LA PRECEDENCIA

La presidencia de una acto o ceremonia cualquiera está’a ubicada en un presidium, mesa, situada al mismo nivel o a un nivel superior del acto mismo

ü Clases de Presidencia:
v Unipersonal: En este tipo, la mesa presidencial ha de ser impar, para que haya un centro:
v Bipersonal: En este tipo, la mesa presidencial ha de ser par, pero con el cuidado de que dos personas formen, una unidad, un centro.

DIFERENCIA ENTRE PRECEDENCIA Y PRESIDENCIA

v Es la ordenación general de un evento.
v No existe un numero de participante.
v Debe ser flexible.
v Es la ordenación de un presidium.
v Existe un numero especifico ( menor de 9 personas).
v Cuando se trata de Cumbre la precedencia se realiza de acuerdo a normas
establecida por la organización promotora del evento.


PRECEDENCIA DIPLOMÁTICA

Convención de Viena sobre Relaciones Diplomáticas.
Art. 16: La Precedencia de los Jefes de Misión dentro de cada clase, se establecerá siguiendo el orden de la fecha y hora en que hayan asumido sus funciones, cuando presentaron sus Cartas Credenciales.


SISTEMAS DE PRECEDENCIA

v Sistema Francés
v Sistema Inglés

Sistemas de Presidium

v Sistema Lineal
v Sistema Alterno

REGLAS DE ORO DE LA PRECEDENCIA

v Aplicar la precedencia con flexibilidad, nunca con rigidez, porque la precedencia es una guía, no debe ser un corsé. No es un fin en sí misma, sino que esta al servicio de la eficacia.

v Las personas que posean más de una precedencia por gozar de varios cargos o rangos a la vez(cada uno, con su propia precedencia) han de ser ordenadas aplicando la precedencia que le corresponda según el objeto de la actividad.

v Por un uso universal, resultado del carácter personalísimo del dueño de casa, el anfitrión es libre de aplicar su precedencia. No obstante debe ser coherente y razonable en su aplicación.

PRECEDENCIA DE ALTAS PERSONALIDADES EN VENEZUELA

v Presidente de la República Bolivariana de Venezuela.
v Presidente de la Asamblea Nacional.
v Presidente del Tribunal Supremo de Justicia.
v Presidente del Poder Ciudadano o Consejo Moral Republicano ( Fiscal
General, Contralor General, Defensor del Pueblo).
v Presidente del Poder Electoral.
v Vice- Presidente Ejecutivo de la Republica.
v Ministros miembros del Gabinete Ejecutivo.
v Procurador General de la Nación.
v Alcalde Mayor Metropolitano.
v Alcaldes en general.
v Alto Mando Militar.
v Presidente de Academias.
v Rectores de las Universidades.
v Arzobispo de Caracas.
v Sociedad Bolivariana.
v Prefectos.
v Presidentes de Institutos Autónomos.
v Empresas del Estado.

MODULO III - TRATAMIENTO

CONCEPTO TRATAMIENTO

Es el trato oficial y social para toda persona de forma:

1.- Verbal ( Presentaciones y Dirigirse hacia ella)
2.- Escrita ( Correspondencia).


IMPORTANCIA DEL TRATAMIENTO

v Los usos y las tradiciones indican la antigüedad de tratamientos( y su variedad) con los que se ha distinguido a personas e instituciones a lo largo de los siglos, sin limites fronterizos.

v Los tratamientos, independientemente de su arraigo histórico y social, tiene carácter honorífico y van unido al rango del beneficiado, o a titulo personal, pudiendo tener condición temporal o permanente( es decir, con carácter vitalicio): su uso dispone varios medios de utilización verbal o escrita.


TRATAMIENTO EN VENEZUELA

De acuerdo a la Nueva Constitución de 1999, el tratamiento es el siguiente:

Ciudadano: Para los Venezolanos.
Excelencia: Embajadores, Jefes de Estados y/o Gobiernos, Pre-Ministros, Ministros y Vice-Ministros Extranjeros.
Honorable Señor: Encargados de Negocios , Ministros Consejeros, Consejeros, I , II y III Secretarios.

CLASES DE TRATAMIENTOS

v Excelencia:
Corresponde a los Dignatarios de un Estado ante otro:
Ejemplo: Jefes de Estado.
Jefes de Gobierno.
Ministros de Gabinete
Embajadores acreditados.

v Alteza:
Es un tratamiento que corresponde a:
1. Los Reyes: Majestad o Vuestra Majestad ( Verbal) y Su Alteza ( Correspondencia).
2. Heredero de la Corona: “ Su Alteza Real” ( Verbal y Correspondencia) y Abreviatura SS.AA.RR.
3. A las Infantes: “ Altezas Reales”.
4. Casa de su majestad el Rey: Excelentísimo Señor Jefe de la Casa de S.M. el Rey.( Verbal) y Excmo. Sr. jefe de la Casa de S.M. el Rey del Reino de España ( Correspondencia).



v Honorables:

Es el tratamiento que se le da a los Encargados de Negocio a.i. de Misiones Diplomáticas( Ministros Consejeros, Primer Secretario y al resto de los miembros de la misiones diplomáticas. Y en los casos de miembros no posean las categorías anteriores, de delegaciones de países. Al cuerpo diplomático como conjunto de Representaciones de Estado.


v Tratamiento para Reyes:

Cuanto al tratamiento a los Reyes se deberá evitar la improcedencia de tratarlo de Usted.
Es conveniente tratarlos usando infinitivos:“ Hay que Hacer” “ Debe tomar”“ Es Bueno prevenir”


MODULO IV - EQUIVALENCIA

DEFINICIÓN DE EQUIVALENCIA

“ Es la determinación de la jerarquía en los actos protocolares, para poder definir la precedencia ”

LAS FUENTES QUE DETERMINA LA JERARQUÍA EN VENEZUELA

v El Derecho.
v La jurisprudencia.
v La historia.
v El uso y costumbre.

DERECHO

Norma obligante, es la fuente que va ser producida de acuerdo a nuestro Sistema Jurídico, por la Constitución de 1999, Leyes Orgánicas, Leyes Especiales, Códigos, Decretos, Tratados Internacionales, Reglamentos, Resoluciones e Instrucciones emanadas de autoridad competente.

EN VENEZUELA, EL PROTOCOLO PROVIENE DE CINCO FUENTES GENERALES DEL DERECHO

1. La Dirección General de Ceremonial y del Acervo Histórico de la Nación del MIJ, tiene su responsabilidad el Protocolo Civil.

2. La Dirección General del Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores, se encarga del Protocolo Diplomático.


3. La Dirección de Relaciones Publicas y Protocolo del Ministerio de la Defensa, tiene la responsabilidad del Protocolo Militar.

4. La Oficina de su Excelencia Reverendísima el Cardenal Arzobispo de Caracas, esta a cargo de aplicar las normas del Protocolo Eclesiástico.

5. El principio de autonomía corporativa, para las Universidades, Asamblea Legislativas, Alcaldías, incluyendo hasta el Sector Privado. La aplicación se desarrollo al protocolo interno, bajo la coordinación de: Departamento, Jefaturas, Unidades, Encargado de Ceremonial y Protocolo.


LA JURISPRUDENCIA

Cada acto debe tener una jurisprudencia normada por una ley y/o decreto, el organizador de la actividad tiene la facultad de regir los procedimientos y delega en otros organismos la función de invitar y atender a los participantes.

Ejemplo: Acto de 5 de Julio ( Organizado por la Dirección General del Ceremonial del Acervo Histórico de la Nación).


LA HISTORIA

La historia también determina el uso protocolar, la antigüedad prevalece para el momento de realizar una precedencia en una ceremonial.

Ejemplo: Tenemos tres(3) Gral.(B)., y Vice-Almirante con la misma equivalencia de diferentes fuerzas, corresponderá el lugar de honor al del Ejercito por razones de Historia.

EL USO Y COSTUMBRE

En el caso de que tengamos un acto en el que no hay norma escrita y/o reglamento protocolar, debemos recurrir al uso y costumbre. La Tradición hace la regla y se trasmite de generación en generación.

Ejemplo: Reconocimientos a personajes en: Ciencia, Deporte, Arte, Ceremonias Tradicionales Indígenas, etc.


CRITERIOS PARA LA EQUIVALENCIA

v La Antigüedad.
v La Derecha.
v La Dama.
v La Representatividad.
v El Cónyuge Hombre.
v El Ente Responsable.
v La Juridiccionalidad.
v La Puntualidad.
v El Invitado de Honor.
v El Dueño de Casa.
v Los Entes Corporativos.
v Los Imprevistos.


MODULO V - ARQUITECTURA DE UN EVENTO TURISTICO, COMO FUENTE PARA EL DESARROLLO DE UNA ACTIVIDAD PROTOCOLAR.


EVENTOS NUEVOS EN EL TURISMO
Ferias.
Vitrinas.
Bolsas.
Ruedas Negocios.
Caravanas.

VITRINAS TURISTICAS
Definición:

Es un evento especial donde concurren los oferentes de productos tradicionales y novedades, con la finalidad de mostrarlos a todo tipo de demandante, o lanzar nuevos productos al mercado.


ANALOGIAS DE LOS ACTOS PROTOCOLARES DE TURISMO

1.- CARACTER MUNDIAL.
2.- CARACTER INTERNACIONAL.
3.- CARACTER NACIONAL.
4.- CARACTER REGIONAL.
5.- CARACTER ESTADAL.
6.- CARACTER MUNICIPAL.


LA IMPORTANCIA DE LA ARQUITECTURA DE UN ACTO

Cuando nos referimos a “ Arquitectura”, lo hacemos al acto que comprende el conjunto de actividades que, dirigidas, coordinadas y supervisadas se ejecutan desde la decisión de llevarlo a cabo hasta el final de su desarrollo.


FACETAS DEL PROTOCOLO EN UN EVENTO TURISTICO

ü Estructura Organizativa del Comité Organizador de un Evento Turístico:
ü Elementos que participan en una actividad protocolar en un evento turístico:
ü La Autoridades de Turismo ( Internacional, Nacional y Regionales).
ü Empresas Turísticas del Sector Privados.
ü Instituciones del Sector Educación.
ü Profesionales de Turismo.
ü Invitados Especiales.


ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL COMITÉ ORGANIZADOR
DE UN EVENTO TURÍSTICO




Coord. Medios de Comunicación Social
PRESIDENCIA
Directorio Ejecutivo
Coord. De Comercialización y Rueda de Negocios
Coord. Transporte
Coord. De Protocolo y Relaciones Públicas.
Coord. Gral.
Coord. De Hospedaje
Coord. Registro y Control
Coord. De Imagen Corporativa
Coord. De Cultura




ESTRUCTURA ORGANIZATIVA INTERNA DE LA COMISIÓN DE PROTOCOLO Y CEREMONIAL

ü Coordinación de Ceremonias Protocolares:
v Acto de Inauguración y Clausura.
v Instalación y Clausura de Eventos
v Especiales ( Comité Organizador, Seminario, Encuentros, Jornadas,
Ciclo de Conferencia, etc).
v Condecoraciones y Premiación.
v Ofrendas Florales.
v Firmas de Acuerdos y Declaraciones.
v Banderas y Himnos.
v Maestro de Ceremonia.


ü Coordinación de Personalidades:
v Coordinador de Enlaces:
o Protocolo Presidencial.
o Protocolo Diplomático.
o Protocolo Delegaciones Regionales.
o Protocolo Delegaciones Internacionales.
o Protocolo VIP ( Internacionales y Nacionales).
o Protocolo de Patrocinantes.

v Coordinador de Atache:
o Invitados Internacionales.
o Gabinete Ejecutivo Nacional.
o Vice-Ministro de Turismo.
o Miembro del Cuerpo Diplomático.
o Conferencistas y/o Ponente.


ü Coordinación de Recepción:
v Coordinación de Aeropuerto:
v Coordinación del Terminal de Pasajeros.
v Coordinación de Alojamiento:
v Salón VIPS ( Sede del Evento).


ü Coordinación de Insumos y Servicios a VIP y Participantes:
v Responsable de la Invitaciones.
v Responsables de Regalos.
v Responsable de Seguridad.
v Uniformes Protocolares.



ü Coordinador de Eventos Sociales y Banquetes:
v Responsables de: Desayunos, Almuerzos y Cena.
v Responsables de refrigerios.
v Encuentros Informales.

ü Coordinación de Turismo:
v Responsable de Programas Turísticos ( Tours Operadores, VIPS y
Acompañantes).
v Responsable del Equipo de Guías Turísticos.

ü Coordinación del Programa Cultural:
v Responsable de Actividades Culturales ( Presentaciones y Show).
v Responsable de Exposiciones y Exhibiciones Artesanales.

ü Coordinación de Guías de Protocolo:
v Responsable de Guías Ceremoniales.
v Responsable de Guías de Sala.
v Responsable de Ruedas de Negocios.
v Responsables de Stand.
v Responsables de Eventos Sociales y Culturales
v Áreas Adyacentes y Encuentros.


¿ EN QUE CONSISTE LA ORGANIZACIÓN DE LOS EVENTOS ESPECIALES?

Definición.
Importancia.
Proceso de Gerencia.

¿EN QUE CONSISTE EL PROCESO DE GERENCIA DE LOS EVENTOS ESPECIALES?

En toda actividad protocolar se requiere la planificación, es decir la preparación de un plan que supone el desarrollo de un evento, tomando en consideración que se denomina:


“ PROCESO GERENCIAL DE EVENTOS ESPECIALES”

( IMPLEMENTACIÓN DE UN EVENTO ESPECIAL)



PLANEACIÓN
• Conocer el camino a seguir, establecer objetivos.
• Escoger y relacionar hechos para prever y formular actividades
ORGANIZACIÓN
• Estructurar técnicamente las funciones de los recursos humanos y materiales.
CONTROL
• Medir si los planes del evento se están cumpliendo.
• Buscar correctivos si se observan variaciones significativas.
DIRECCIÓN
• Guiar las acciones de los subordinados según los planes estipulados del evento.
COORDINACIÓN
• Buscar equilibrio.
• Designar un coordinador del evento especial.
Presupuesto
Eventos
Especiales

PERFIL DEL PERSONAL QUE DIRIGE LA COMISIÓN DE PROTOCOLO:

Creatividad
Iniciativa
Responsabilidad
Madurez
Facilidad de comunicación
Actitud abierta: Curiosidad para indagar el entorno y disposición para desarrollar nuevas capacidades.


EVENTO


Registro y Control
Recepción de In y/o Salida Hospedaje
Asistencia Protocolar Acto de Apertura y/o Clausura
Recepción del Aeropuerto y/o Terminal
Asistencia Protocolar en los Eventos Sociales , Culturales y Turísticos.
Asistencia Protocolar en la Rueda de Negocios
Garantizar el éxito del Evento y consolidar la Imagen Corporativa del BOT
Asistencia Protocolar en el Ciclo de Conferencias
Evento Turistico

MODULO VI: TRATO SOCIAL EN LOS EVENTOS TURÍSTICO


Muchas veces, por no saber comportarse en un acto social se pierde una amistad, un empleo o un ascenso……


Usos sociales y Etiqueta:

“ Entendemos por usos sociales los elementos que caracterizan, durante un tiempo y en un lugar determinados, las practicas que mueven y ajustan las relaciones sociales”.


Dentro del trato social debemos contemplar los siguientes conceptos:

ü Sociabilidad: Base de quienes aspiran a saber vivir en sociedad.

ü Civilidad: Cualidad de quienes respetan las reglas tradicionales y legales que imponen la vida en común.

ü Educación: Factor decisivo en la formación del carácter y en el comportamiento individual.

ü Conducta social: Comprende el arte de la presentación, del saludo, de la visita y de la despedida; la puntualidad( hecha norma), el don de la conversación, la etiqueta en el vestir, etc.

Los principios generales que capacitan para acomodarse a las más diversas situaciones se centran en:

ü Comportarse según la edad y la condición personal y social.

ü Respetar la condición y categoría de la persona con quien se trata y el lugar en que uno se encuentra.

ü Seguir los usos y reglas que demandan cada momento y situación.

ü Tratar a los demás como uno mismo desea ser tratad
rtancia de la apariencia y el comportamiento externo:

La apariencia y el comportamiento externo es lo primero que perciben los demás; deben y pueden cuidarse si se quiere hacer un buen papel en las relaciones sociales. En un mundo, como el actual, en que priva la cultura visual y la comunicación por la imagen, no se puede vivir a espaldas a lo que prescriben los usos del momento.

Los buenos modales:

Los buenos modales y el saber estar se rigen por pautas de conducta, que son
claves para cohesionar los grupos sociales y fomentar una buena comunicación
entre sus miembros.


Reglas practicas de comportamiento social:

ü Vivir en sociedad exige conocer y utilizar las pautas de comportamiento asumidos por la mayoría de sus miembros, para no sentirse aislado.

ü En cada modelo de cultura, tiene su propia regla para convivir en sociedad que se desarrolla de forma ordenada y cordial, facilitando los contactos interpersonales, que deben basarse en la reciprocidad de trato y en el respeto a una jerarquía de valores, reconocimientos socialmente y definidos, además de por el lugar que se ocupa en un escalafón, en la vida oficial o laboral, por las condición social, por la edad o por el sexo, los meritos, títulos, etc.


Reglas practicas de comportamiento social:

ü Las reglas hay que conocerlas y practicarlas, ya que aun sin ser obligatorias, muchas de ellas influirán en la proyección externa de la imagen personal, con la repercusión que ello conlleva.

ü Hoy se vive en la era de la imagen y en el mundo en el que todo comunica, por ello hay que extraer el máximo provecho de todos los recursos comunicativos:

v El modo de establecer contacto con los demás.
v La forma de saludarlos.
v La conversación.
v La indumentaria.
v Los gestos.
v El comportamiento en la mesa.
v Al tratar a los demás y una serie de pequeños detalles cuya correcta ejecución dan una impresión favorable de la persona que lo realiza.


Banquetes:

Es una comida espléndida a la que concurren muchas personas para celebrar un acontecimiento especial.

Tipos de Banquetes:

ü Cócteles: Se identifican con los brindis, consisten principalmente en ofrecer servicios de bebidas y pasapalos a los invitados. Los participantes permanecen de pie, ocasionalmente se colocan bares móviles y mesas donde se disponen los pasapalos.

ü Coffe Break: Es un servicio que se utiliza durante los recesos de los cursos, ciclo de conferencia, seminarios, solo se ofrece jugos, refrescos, café, panecillos y galletas dulces. Son consumidos por los participantes de pie.

ü Bailes: Son muchos los eventos que culminan con la realización de bailes de clausura, para ello se disponen mesas y sillas en las formas y cantidades requeridas, así tarima para las agrupaciones musicales que participan. Se requiere de una brigada de servicio de comedor y personal especializado de bebidas por botellas.

ü Buffet: Es un servicio especial utilizado en ocasión de recepción, bailes, matrimonios y otros actos sociales. Consiste en presentar en una o varias mesas juntas y decoradas, las diferentes variedades de carnes, aves, pescados, mariscos, ensaladas y otros majares que han de consumir los participantes. Este tipo de servicio pueden ser utilizado para; desayunos, almuerzos y cenas.


Técnicas para organizar comidas y banquetes:

¨ La diferencia esencial entre una comida y banquete esta en que este suele haber mas gente y, como consecuencias, todo se sobredimensiona.

¨ El proyecto de una comida o banquete depende de su carácter mas o menos formal. No es lo mismo organizar una cena de gala, que un almuerzo de trabajo o una cena de entre amigos o familiares.


Tips para organizar una comida y/o banquete:

v Reconocer la naturaleza y finalidad de la comida.
v Definir el Menú.
v Elegir el lugar y la hora.
v Se elabora la lista de invitados.
v Se prepara el formato de las invitaciones (contendrá toda la información necesaria y la etiqueta).
v Se concreta los plazos y formas de hacerlas llegar.
v Se inicia su organización según un guión preestablecido.


Guión para establecer la organización una comida y/o banquete:

v Quien preside?
v Sistemas para definir las presidencias?
v Sistemas para colocar a los invitados?
v Reglas a tener en cuenta para situar a los comensales.
v Organización de la comida.
v Preparación de la Mesa.


Como hay que comportarse en una mesa:

En ocasiones basta con organizar la mesa principal sin pensar donde se han de sentar los invitados. Pero en otras ocasiones esto no es así. A partir de 12 o 15 personas es convenientes organizar las mesas y los sitios. Para ello se han de tener en cuenta varios aspectos:

ü Cuando hay varias mesas, en la mesa presidencial se han de sentar los anfitriones y las personas más importantes. La categoría de los demás mesas dependerá de su proximidad con la mesa presidencial.

ü Siempre que sea posible se sentaran alternativamente señoras y señores en el orden de la mesa.

ü En las mesas largas, los anfitriones presiden el uno frente al otro(menos en el estilo francés donde la presidencia esta en el centro de la mesa de la parte ancha.

ü Si la mesa esta compuesta de cuatro comensales, dos pueden presidir la mesa mientras que los otros dos se pueden sentar a la derecha respectiva.

ü En caso de que fuesen dos comensales, basta con que uno se ponga en frente del otro.

ü Si son tres comensales, se coloca en el centro el de distinto sexo y a la derecha de este/ a las personas de mayor categoría. Si fuesen todos del mismo sexo, en el medio ira la persona más importante.

ü Al ordenar la mesa se tendrá en cuenta el orden de precedencia según el protocolo con las personas que tengan un rango especial.

ü Las señoras casadas o viudas, se colocaran según el rango de su marido o difunto( si es que ella no poseen uno superior).

ü Con las señoras solteras se tendrá en cuenta su cargo, rango, posición, edad, etc.


Algunas recomendaciones a la hora de sentarse en una mesa:

ü Si por algún casual se le cae el tenedor, lo mas correcto es pedir uno limpio y no limpiarlo con la servilleta o el mantel.

ü La primera persona en tomar asiento será la anfitriona, por lo que los invitados no se han de anticipar a ella.

ü En la mesa no se apoyaran los codos, en tal caso se han de apoyar las muñecas y/o los antebrazos.

ü Cuando se esta invitado a una buena cena en casa de algún amigo o familiar, es de mala educación, no servirse nada en el plato, aunque a uno no le guste la comida que se esta sirviendo. Es de buena educación comerse todo.

ü Cuando pasan una bandeja con comida es preferible servirse una cantidad pequeña, aunque luego se tenga que repetir(seria de buen gusto por parte del anfitrión/a volver a pasar la bandeja para que los invitados puedan repetir).


Los banquetes como ingreso al turismo:


Dado al incremento que ha tenido el turismo, la extensión de contactos internacionales y de ámbito nacional, por la facilidad que representa el viajar de un lado del mundo a otro, ha traído como consecuencias el poder celebrar en los Hoteles y en los centros de convenciones un sin numero de congresos, conferencia y reuniones de negocios; encaminadas a fomentar los contactos culturales y comerciales.

La indumentaria:

La indumentaria, tanto para el hombre como en la mujer, cambia con las épocas y culturas; además, la forma de vestir depende de la actividad que se realice y de la situación en que se este.

El uso de la indumentaria:

• Se utiliza vestidos especiales para ocasiones especiales, ya sea para practicar un deporte o para asistir a fiestas sociales, actos solemnes, reuniones políticas, etc; hay ropa de diario, de fiesta, para determinar solemnidades e incluso debe adaptarse a la hora y al lugar.


La vestimenta diferencia a las personas según su función:
v Civiles:
v Militares.
v Jueces.
v Policías.
v Diplomáticos.

El Decálogo del saber vestir:

ü Lo útil y practico en el vestir no esta reñido con la elegancia.

ü La indumentaria se adaptara a las características personales y a la edad.

ü Hay que elegir la ropa que favorezca, que disimule los defectos, si los hay, y realce aquello que convenga.

ü La indumentaria correcta genera confianza y proyecta una buena imagen. Hay que vestir de acuerdo con las circunstancias del momento, la actividad que se realiza, la hora, el lugar y las personas que asisten. Todo es cuestión de aprendizaje; no se nace sabiendo.

ü Los complementos( bolso, zapatos, sombreros, pulsera, collar, pendientes, camisas, corbatas, calcetines,..) son tan importante como el vestido y deben con juntarse con este y entre si.

ü La hora determinar los tonos de la ropa, que se debe ir oscureciendo según avanza el día; por la mañana predomina los claros y por la noche los oscuros. Esta regla las mujeres la aplican con flexibilidad.

ü El cuidado en la forma de llevar la ropa es esencial. Se evitara el desaliño, cada prenda debe ir correctamente abrochada, cada complemento en su lugar(la corbata derecha, los calcetines subidos y largos, las medias no torcidas, etc).

ü La clave de la elegancia consiste en no llamar la atención. Hay que huir siempre de las exageraciones.
ü Hay actos que requieren una ropa especial. En estas ocasiones se debe vestir de forma apropiada.
ü Cuando se acepta una invitación se llevara la indumentaria que se solicita en la misma.

Los regalos:

Regalar es una costumbre cada vez mas extendida, que suele ser demostración de:

v Cortesía.
v Gratitud.
v Afecto.
v Amistad.


Recomendaciones para regalar:

ü Cualquier regalo encierra un mensaje para quien lo recibe e informa mucho sobre la personalidad e interés de quien lo hace.

ü Regalar no debe convertirse en un mero tramite. Hay que ser imaginativo y huir, como en la conversación, de los tópicos.

ü No importa tanto el valor económico como el gesto; hay que ponderarlo en función de la ocasión, el fin que se pretende y la persona que lo recibe.

ü Hay que conocer con anticipación los gustos de los demás; esto ayudara a la hora de acertar en la elección del obsequio.

ü Algunas personas agradecen en grado sumo que la atención este relacionada con una afición especial, sobre todo los coleccionistas.

ü Entre familiares se puede regalar desde lo más modesto hasta importantes cantidades de dinero. Con otras personas esta ultima formula no se considera correcta, salvo en las bodas, en las que, en algunos lugares, es costumbre.
ü Siempre hay que quitar el precio al objeto que se obsequia.

ü Los regalos de empresa, institucionales, etc., suelen hacerse con motivo de determinados actos y, también, con cierta periocidad. Es bueno llevar una relación para evitar repeticiones.

ü Hay que cuidar los obsequios en los que se graban los logotipos o distintivos de empresas u organizaciones, alguien puede pensar que es solo una mera atención publicitaria.

ü Informarse de las costumbres de otras culturas y países es esencial para no cometer errores y regalar objetos no adecuados, ya que, en vez de agradar, pueden ofender.

ü El envoltorio es al regalo lo que la indumentaria a las personas. Hay que cuidar la forma externa

ü La persona que recibe un obsequio debe respetar unas mínimas reglas de cortesía:

v Es costumbre abrir el regalo en presencia de la persona que lo ofrece.
v Todos los obsequios se agradecerán, ya sea en persona, por teléfonos o por escrito.
v La persona obsequiada no se sentirá obligada a corresponder de inmediato con otro presente, podría parecer un desaire; hay que aguardar a la ocasión oportuna.



MODULO VII: LA COMUNICACIÓN Y EL PROTOCO LO

….jamás se enseña a un pueblo a ser virtuoso, pero siempre es posible enseñarle a comportarse correctamente.
Lao Tse.


La Comunicación:


Es un instrumento esencial en cualquier sociedad y en las diferentes organizaciones que se integran en ella instituciones de los diversos niveles de la Administración del Estado, Instituciones políticas, Militares, Religiosas, Culturales, Organizaciones Empresariales, Deportivas, Sociedades, etc.


Proceso de la Comunicación y sus elementos.

Análisis desde el punto de vista del protocolo:


EL PROCESO DE LA COMUNICACION
EMISOR
RECEPTOR
MENSAJE
CODIgo
CANAL
fin de la Comunicación


v En primer lugar, sobre objetivos bien identificados, se trata de administrar recursos... En este caso, de la comunicación.

v Luego, en términos protocolarios reforzar la Imagen Institucional de Venezuela, como marca país.

Imagen Institucional:

Para lograr definir lo que es Imagen Institucional debe conocer:
1.- Identidad: Que son los rasgos físicos y culturales.
2.- Imagen: La imagen de una organización es un producto que se concreta desde dos ejes:
a.- Sus propias acciones
( Acción Directa).
b.- Forma de Comunicar con el Entorno(Tele acción).


Concepto de Imagen Institucional:

“ Toda organización oficial y/o privada con o sin fines de lucro, posee una personalidad propia que la identifica y diferencia de las demás ”


Imagen Corporativa:

“ La Imagen Corporativa viene ser, el resultado de todas las impresiones, conocimientos, conceptos, sentimientos y creencias que tiene los individuos sobre una organización ”
La Imagen Personal:
( Yo soy lo que aparento)

• 1.- El atractivo físico: Rasgos exteriores como interiores y la Imagen saludable( Alimentación, Ejercicio, Lenguaje Corporal, Caminar, Sentarse, Lenguaje Facial y Vicios Gesticulares).
• 2.- El atractivo personal: Clase, Estilo, Carisma y Personalidad Propia).

La Comunicación Personal:



1.Comunicación Oral:

•Como iniciar una
conversación.

•Como entablar una
conversación interesante.



2.-La Voz como hablar por teléfonos.

3.- El saludo y las presentaciones

4.Comunicación escrita
El Ceremonial y el Protocolo en el Marco de la Comunicación:

El ceremonial establece la
secuencia lógica de las
formalidades
que acompaña la puesta
en escena, socialmente
legitimada, de interacciones
comunicativas( intercambios de
expresiones o mensajes) que
activan representaciones
mentales en aquellos
que participan ( actores y
espectadores)
en un acto solemne.

El protocolo estructura
el conjunto de
reglas ceremoniales que
jurídica y/o culturalmente,
que integran el diseño,
Programación y desarrollo de
los actos públicos
( institucionales, corporativos y
de organizaciones públicas o
privadas) sujetos a
procedimientos
formales para su escenificación

El protocolo, instrumento rector de un proceso de comunicación:

La función rectora del protocolo, se define como la proyección publica a través de los medios de comunicación social. Todo acto protocolar produce un discurso global en su conjunto y una serie de mensajes parciales en cada una de sus diferentes fases.

Todo lo cual debe concretarse en su diseño, que tendrá en cuenta los siguientes criterios generales:

1. Establecer con claridad quienes son los actores principales del acontecimiento.

2. Definir focos preferentes de atención visual( presidencias y otros espacios relevantes) que jerarquicen convenientemente el escenario elegido.

3. Reflejar secuencialmente las fases más importantes: Comienzo, Momento Culminante y Conclusión del Acto.

4. Prestar especial atención a la comunicación de sus momentos principales.

5. Hacer referencia precisa al contexto social en que se realiza.

6. Respeto absoluto a las normas de precedencias y a la jerarquía de las personas.


La gestión comunicativa de cualquier acto, por parte del los responsables del protocolo, se orientara fundamentalmente en tres ejes:


v Facilitar al máximo las posibilidades para que sea cubierto en su totalidad, con claridad y precisión, sin que se rompa en ningún momento la estructura del mismo.

v Proporcionar a periodistas y técnicos que les acompañen el asesoramiento preciso, para que conozcan previamente su desarrollo secuencial y sus diversas peculiaridades.

v Procurar que los códigos, que modelan el “idioma ceremonial”, tengan amplia difusión entre los profesionales de la información para que puedan explicarlos a las audiencias.

El equipo de protocolo y los medios de comunicación:

El servicio de protocolo, al mismo tiempo que se ocupa de ordenar secuencialmente las formalidades y situar en tiempo y espacio a personas y cosas en el escenario en que se desarrolle el acto, tendrá en cuenta que los periodistas, cuando realiza su trabajo, deben ser considerados espectadores privilegiados, puesto que, a través de ellos, la sociedad entera se convierte a su vez en espectadora.


La labor conjunta y coordinada entre el equipo de protocolo y el de prensa se centrara esencialmente en los siguientes puntos:

ü Colocar y distribuir adecuadamente a los periodistas, diferenciando entre redactores y periodistas gráficos.

ü Proporcionar a estos últimos, en particular a los de las cámaras de televisión, ubicaciones con diversos campos de enfoque para que el acto sea cubierto en su conjunto y en todos sus detalles.

ü Evitar interferencias en el desarrollo del acto, que puedan producirse por el trabajo de los periodistas; el mayor éxito es que estos hagan su labor con eficacia y que su presencia no se note.

ü Procurar que el dossier elaborado sobre el acontecimiento, por los responsables de prensa, contenga también los aspectos esenciales en su vertiente protocolaria; asi se evitara que se produzca errores sobre la denominación y tratamientos autoridades y personalidades, dudas sobre precedencias, etc.
ü Situar, junto al asesor de prensa otro de protocolo, que aclare las dudas que, respecto a la ceremonia y sus formalidades, puedan tener los periodistas.
ü Diseñar las tribunas de prensa o lugares reservados para los periodistas.

ü Revisar el escenario del acto cuidadosamente para evitar que aparezcan objetos inadecuado. La estética es esencial donde se priva la comunicación por la imagen.


El equipo de protocolo debe moverse dentro de dos lógicas:

1.- La Lógica de la eficacia en proyecto y ejecución de las ceremonias: Esta se construye desde el conocimiento y la practica del protocolo.

2.- La Lógica de que los mensajes visuales emitidos sean percibidos y valorados por los públicos: Esta se construye mediante la difusión de sus contenidos y explicación de los códigos.
El arte de conversar:El ser un buen conversador en lo social, es don, una gracia y en los negocios es una herramienta.


Características del buen conversador:

ü Un buen conversador, antes que nada, se interesa genuinamente por la persona con la que esta platicando.

ü El buen conversador nunca empieza con la palabra “ YO”, yo lo hice, hice lo otro, a menos que se le este preguntando algo sobre sus habilidades.

ü Nunca debemos hablar de cuanto cuestan las cosas, o de cuanto dinero tiene o no tiene fulano, hace sentir incómodos a los demás.

ü Nunca hable mal de nadie cuando esto pueda dañarlo.

El arte de presentar a la gente:

El presentar a la gente es de los actos mas importantes en la vida de los negocios y de la política.


Los detalles importantes a la hora de presentar son:

v Presentar el joven al mayor.
v El de menor rango al de mayor rango.
v Un compañero de trabajo a otro de otra empresa.
v Un ejecutivo de la empresa al cliente.
v El hombre a la mujer.

Los detalles importantes a la hora de presentar son:

¨ Es importante explicar quien es la persona, o decir un poco a que se dedica en el momento de presentarles.

¨ Cuando se trata de introducir a un extraño en un grupo es importante mencionar alguna información acerca de la persona a que se dedica, cuando tenemos conociéndole o algún dato que abra la conversación con el.

Un funcionario de protocolo debe saber:

LA REGLA NUMERO UNO DE LAS RELACIONES HUMANA ES:

“ HAZ SENTIR IMPORTANTE A LA OTRA PERSONA”

CONCLUSIÓN

“Tu puedes hacer las cosas más importantes del mundo pero si los demás no se enteran es como sino hubieras hecho nada”.
Director del IVIC, Egidio Romano
“El Universal”, 20.06.01, página 4-4


MODULO VIII: EL USO DE SIMBOLOS OFICIALES Y PRIVADOS EN EL PROTOCOLO TURISTICO

Heráldica
es el Arte del Blason, entendido este, según el diccionario de la lengua española como:


“ EL ARTE DE EXPLICAR Y DESCRIBIR LOS ESCUDOS DE ARMAS DE CADA LINAJE, CIUDAD O PERSONA” .

SEGÚN PROF. FRANCISCO MARIN


LA HERALDICA SE CLASIFICA EN DOS GRUPOS:

HERALDICA OFICIAL:
MINISTERIOS
ESTADOS
NACIONAL
MUNICIPIOS
INSTITUCIONES
HERALDICA PRIVADA:
COLECTIVA
FAMILIAR
PERSONAL
GRUPOS
ORGANIZACIONES
ASOCIACIONES

La Vexilología



“ ES LA CIENCIA QUE ESTUDIA LO RELATIVO A LA HISTORIA, EL SIMBOLO Y EL EMPLEO DE LAS BANDERAS ” .


Banderas:

“ SON SIMBOLOS QUE REPRESENTA A:
PAIS, INSTITUCIONES Y ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS , COMO PARTE DE SU IDENTIDAD.

Es importante resaltar que el Uso de las Banderas y/o Estandartes en la mayoría de los eventos especiales y protocolares organizados, a nivel regional, nacional, internacional y mundial, son elementos obligatorio, su condición de uso están establecidas por leyes, reglamentos, normas y estatutos establecidos por las organizaciones publicas y privadas, en algunos de los casos la utilización de las banderas se realiza por el elemento tradicional, que se ha sido transmitido de generación en generación, pero en estos casos la tradición marca la pauta de la norma establecida
CLASIFICACION DE BANDERAS

BANDERAS
MESAS
Textura:
Satinada y
Nylon
Tamaño:
25 x 18 cms.
BANDERAS
INTERIORES
Textura:
Satinadas
Tamaño:
2 x 1 mts.
BANDERAS
EXTERIORES
Textura: Nylon
Tamaño:
3 x 2 mts.
Clasificación de Astas de Banderas


ü Asta de Madera ( Con pico de Metal Dorado con Base), deberá ser utilizada cuando el acto es presidido por el SBRBV, Cumbres Presidenciales y Ministeriales Protocolo Militar. Mide: 2,72 mts.

ü Asta de Madera( Con pico de madera con Base), deberá ser utilizada en cualquier acto protocolar.

ü Asta de Madera ( tiene una medida de 40 cms). Deberá ser utilizada para los encuentros privados de Jefes de Estados y/o Gobierno. Encuentro Bilaterales y Multilaterales.


Clasificación de Astas de Banderas


ü Asta de Madera ( Con pico de Metal Dorado con Base), deberá ser utilizada cuando el acto es presidido por el SBRBV, Cumbres Presidenciales y Ministeriales Protocolo Militar. Mide: 2,72 mts.

ü Asta de Madera( Con pico de madera con Base), deberá ser utilizada en cualquier acto protocolar.
ü Asta de Madera ( tiene una medida de 40 cms). Deberá ser utilizada para los encuentros privados de Jefes de Estados y/o Gobierno. Encuentro Bilaterales y Multilaterales.

EL Himno:

“ Es un símbolo patrio, cada país, nación , Estado, Municipio, Organismo, Empresa y
Organización tiene su propio himno”.
En Venezuela existe el Himno Nacional del
cual es utilizado para rendir honores:

v Bandera Nacional.
v SPRBV.
v Actos Públicos ( Conmemora y Celebran).
v En los casos que prevean otras leyes de la RBV.
v Un Himno extranjero debe tocarse en segundo lugar.

En toda actividad protocolar interna y externa es específicamente en los ambientes o espacios físicos donde se realice actos protocolares deberán estar presente los símbolos patrios y/o símbolos corporativos.


Para el momento de la ejecución de los Himnos, los funcionarios de Protocolo deben:


1.- Ponerse de pie y tener los brazos sueltos.
2.- Descubrirse la cabeza si se tiene sombrero o gorra.
3.- No moverse del sitio donde se encuentra.
4.- Cantarlo.
5.- No aplaudir la interpretación de ningún himno.

MODULO: IX EQUIPO DE PROTOCOLO y CEREMONIAL.
EL SERVICIO DE PROTOCOLO:

Debe ser dirigido por profesionales cuyo perfil incluya:

v Una amplia formación cultural.
v Conocimiento profundo de la práctica del protocolo.
v Dominio del sistema que se estructuran los diferentes niveles de jerarquía social.
v Creatividad.
v Aptitudes psicológicas para las relaciones sociales.

Dentro de éstas, grandes dosis de sentido común para resolver con facilidad y lógica los problemas coyunturales que puedan presentarse durante el proyecto y desarrollo de los actos.


Reglas de Protocolo:

v Respetar la jerarquía del cargo.
v Conocer el orden de precedencia ( Lista de Protocolo).
v Sitio de Mayor jerarquía lo constituye el centro de cualquier presidium si es impar el número de personas, si es par, se define en el centro.
v Lado de privilegio la derecha del cargo mayor jerarquía.
v Orden de intervenciones, de menor jerarquía a mayor jerarquía.
v Bandera Nacional lado derecho del presidium ( viendo hacía el público).
v Podium lado derecho( vista al público).
v Bandera de otro cuerpo, al podium del lado izquierdo de la Bandera Nacional.
v Cargos de igual denominación y posición tiene la misma jerarquía y se ordenan alfabéticamente ( Estados).
v Orden del presidium es alternativo.


Instructivo del Personal de Protocolo:
1.- Sea estrictamente puntual: La hora señalada es la hora de llegada. El personal de protocolo deberá estar al menos una hora antes. 2.- Eviten al realizar asuntos personales durante las horas de trabajo tales como: llamadas telefónicas, visitas, ausencias, compras, etc.

3.- Eviten aparentar estar ociosos( leyendo periódico, conversado en grupos, etc).


4.- Esta TERMINANTEMENTE PROHIBIDO fumar, mascar chicles, comer, beber o acicalarse en público o en presencia de algún invitado.

5.- Si por alguna circunstancia debe ausentarse de su lugar de trabajo, notifique al coordinador del evento.

6.- La presencia personal es de primordial importancia:
.- Uniforme Impecables.
.- Zapatos limpios.
.- Medias de respuestas( Damas).
.- Maquillaje discreto,
.- Manos y uñas limpias y arregladas.
.- Cabellos limpios y peinado.
.- El perfume debe ser suave y moderado.
.- El maquillaje debe verse sobrio y fresco.
.- Eviten estar con las manos en los bolsillos del pantalón o chaqueta.
.- Eviten: Estar recostados a Columnas y/o paredes. Sentados sobre las
mesas, con las manos agarradas a las espaldas.
.- Los uniformes de las guías no puede ser modificado BAJO NINGUNA CIRCUNTANCIA.

7.- Mantenga limpia y ordenada el área de trabajo.

8.- El trato con los participantes y/o invitados especiales debe ser respetuoso y cordial. Bajo ningún concepto se podrá tutear a un invitado, se deberá tratar siempre de Usted, Señor, Señora, según sea el caso, la simpatía no esta divorciada del respeto.

9.- Sean precavidos, tengan a mano bolígrafos y/o libretas para mensajes.

10.- Posean iniciativa y creatividad propia en acciones y decisiones, ayudándose mutuamente. No digan jamás NO SE, NO PUEDO, no digan NO, si por alguna circunstancias no están en capacidad de ayudar a un invitado en un momento determinado solicítenle que por favor espere un momento mientras usted averiguan o solucionan el problema.

11.- Tenga seguridad y exactitud en la información que suministren, por lo tanto, deben disponer del programa de actividades (anexo) con los cambios agregados que puedan tener.

12.- Se turnará para los almuerzos a fin de que siempre haya alguien en las áreas de trabajos.

13.- Llevar el distintivo en un lugar claro y visible.

14.- No aceptar propinas, regalos o invitaciones de ninguna índole, por parte de los invitados durante el evento.


Características y premisas de un Equipo de Protocolo:

v Confianza Mutua.
v Respaldo Mutuo.
v Comunicación Genuina.
v Aceptación de los conflictos como normales y de la necesidad de trabajar para resolverlos.
v Respeto mutuo por las diferencias individuales.

¿ Que es un Señor?

v A un verdadero , SEÑOR la gente lo respeta o lo estima, no por su posición social, edad o jerarquía.
v Es aquel que prefiere la lucha honesta, no compra la falsa victoria.

v Un señor es aquel que actúa por convicción y no por adulación.

v Es el que sabe manejar su libertad para pensar, hablar, leer, escribir, sin caer en excesos o exhibicionismo.

v Un SEÑOR es aquel que acepta sus errores sin perder la calma.

v Es el que sabe ofrecer una disculpa cuando es necesario y perdona fácilmente.

v Un SEÑOR es aquel que no se burla de los errores de los demás.

v Es el que se comporta con propiedad en toda ocasión y es fiel a sus compromisos.

¿ Que es tener Clase?

“ Es la misteriosa cualidad que posee una persona que la hace especial, que no es fácil identificar, ya que no es un solo atributo, sino conjugación de varios elementos o cualidades ”.

Elementos de Tener Clase:

v No tiene nada que ver con la condición económica, el apellido, ni la posición social.
v Tiene que ver con la integridad, la inteligencia, la discreción, la prudencia y la educación.

Resumiendo es:
v Lo que una persona es.
v La forma de decirlo.
v Su aspecto o imagen.
v Su comportamiento.

Característica de tener clase:

Una persona con clase....

1. Posee seguridad, mas no arrogancia; orgullo, pero no altivez; simpatía, mas no simpleza; es aquella que posee un profundo y discreto sentido de NOBLEZA.

2. Le surge su interior una consideración por los derechos y talentos de los
demás

3. Es ser honesto con uno mismo, bajo todas las circunstancias y con toda la
gente.

4. Es tener consideración por los demás y buenos modales.

5. Es la forma de lidiar un problema con aplomo y dignidad, sin importar su
gravedad.


Perfil del Asistente de Protocolo:
v Discreción.
v Puntualidad.
v Prudencia.
v Habilidad en el lenguaje.
v Tener sentido de la oportunidad.


MODULO X: LA SEGURIDAD EN LOS EVENTOS :


La Seguridad:

Son todas aquellas medidas de orden preventivos y correctivos que se tiene previstas dentro de un plan especifico para la ejecución de un evento especial, que abarca desde las:

1.- Protección de personalidades y participantes.

2.- Seguridad material de las instalaciones donde se desarrolla la actividad.

3.- Medidas de Control para el buen desarrollo de las actividades protocolares.

4.- Programas Operativos de Seguridad Integral ( Cuerpos de Seguridad de Estado y Agencias de Seguridad Privada).


Cada actividad protocolar requiere de dispositivo de seguridad.


DIBUJO 1

Protocolo y Seguridad:

“ Constituye un binomio inseparable durante la organización y ejecución de los actos públicos”

Las razones:

Son diversas, pero pueden agruparse en tres fundamentales:

1.-Las características de las autoridades y personalidades que concurren en ellos obligan a adoptar una serie de medidas de seguridad, que garanticen que, durante su desarrollo, no produzca riesgos considerables para su integridad física.

2.- El interés que algunas personas o determinadas grupos tengan por aprovechar la proyección, que en la actualidad, tiene los actos públicos, para hacer reivincaciones de tipo diversos, mostrar su descontento o dar a conocer sus ideas, las razones de su existencia y sus proyectos. Del tal manera que traten de utilizarlos como ventanas para alcanzar a un publico masivo, debido a su difusión en los medios de comunicación social.

3.- A las dos anteriores, que puede concretarse en medidas de proyección para evitar acciones contra las personas y actividades antisociales, hay que añadir las que se incluyen en el concepto de seguridad funcional o estructural del acontecimiento, que obliga a sus organizadores a prevenir las diferentes contingencias que puedan producirse en su realización y que se agrupan:
.- Funcionales.
.- Urgencias.
.- Accidentes diversos.

En que consiste el Plan de Seguridad en el Protocolo?

En toda actividad protocolaria debe existe un plan de seguridad que consiste en la coordinación de todas las acciones de protección citadas buscan alcanzar la realización del evento, un solo fin “ Seguridad Integrada”. Esta se logra formulando las hipótesis peligrosas, que permitan: detectar controlar los riegos y prevenirlos. Reforzando estas acciones mediante la anticipación de “ Técnicas de Rescate”.


Técnicas de Rescate:

“ Consisten en mantener altear, a disposición de un centro de control, los diversos servicios que colaboran en la ejecución del acontecimiento”

Etapas del Plan de Seguridad de un evento turístico:

1.- Pre- Evento: Cuando todo esta programado y se inicia el montaje del escenario, son funciones esenciales, el control y supervisión de todas las actividades. Es conveniente que, días ante del acto, se realice un TEST DE SEGURIDAD, mediante una simulación de posibles incidencias.

2.- Evento: Durante el desarrollo del acontecimiento, todos los servicios serán activados, adoptando para ello un despliegue adecuado que les permita resolver cualquier problema con rapidez. El documento base, que facilite el conocimiento de la misión y las responsabilidades de todo el personal de apoyo, será el “ Cronograma”.


La Evaluación de los riesgos:

Grupos de Acciones
( Seguridad de Personas, evitar actos antisociales
y fallos funcionales)
Plan de Seguridad
Medios Personales

Debemos tener claro:
La seguridad consiste en no dejar que nada dependa de buena o mala suerte, y para ello, la coordinación y la colaboración de todos los servicios es esencial.



El éxito en la organización de un acontecimiento se consigue atendiendo a tres elementos básicos:



LOGISTICA
RESPETO
DISPOSITIVO
(Seguridad)
Normas
Reglas y
Costumbres
Técnicas y
Medidas














Durante el desarrollo del Acontecimiento:



La integración:
Normas, Logística y Seguridad
Orden
Estética
Eficacia
























El protocolo y la seguridad, como elemento rector de los actos debe buscar:

1. Orden: El personal de protocolo y seguridad deben mantener el orden, la clave de un dispositivo de seguridad integral esta en la disuasión y la prevención, lo que obliga a preparar con anticipación las ceremonias complejas.

La Eficacia: Esta se obtiene entre una colaboración precisa entre protocolo y seguridad, se deben preparar alternativas flexibles y propones planes imprevistos, entre ellos:

2.1.- Previsión de contingencias funcionales( fallos en medios técnicas, falsas alarmas, incendios, etc).
2.2.- Instalar servicios de urgencias medicas.
2.3.- Garantizar la evacuación del edificio, en caso de necesidad.
2.4.- Detectar y evitar la intrusión de personas indeseables.

3. La Estética: Esta se logra coordinando con los Cuerpos de Seguridad de Estado, donde su presencia se note lo menos posible. Es recomendable definir que espacios y momentos debe contar con la presencia de agentes, a la vista del publico, a objeto de garantizar el orden y la disciplina. Se sugiere que el personal que realice función de escoltas, lleve traje oscuro a objeto que no desentonen y al mismo tiempo es un parámetro de atención para sujetos ajenas de la actividad.


Principios básicos esenciales a tener en cuenta por los servicios de protocolo y de seguridad en la organización de los actos públicos:

1.- La seguridad total no existe.
2.- Se determinaran las vulnerabilidades.
3.- El diseño adecuado del acontecimiento ( Personalidades y Participantes).
4.- La seguridad se basa fundamentalmente en la protección( Acciones Agresivas-Posibles Emergencias).
5.- Todos los servicios apoyan el esquema de Protección ( Seguridad de: Personas, Instalaciones, Mantenimiento, Sanidad, etc).
6.- No debe existir disenso entre los responsables ( Protocolo-Seguridad) dentro de la preparación y desarrollo del evento y/o acto protocolar.

Cuales son los aspectos que debe contemplar el servicio de protocolo y los servicios de seguridad:

ü Detalles protocolarios.
ü Situación de autoridades.
ü Características del equipo de seguridad privada de la organización.
ü Controles de acceso.
ü Estacionamiento de vehículos.
ü Situación de conductores.
ü Normas de seguridad respecto al diseño de acreditaciones.
ü Lista de periodistas acreditados.
ü Listas del personal de servicio de apoyo contratados para el evento.


En caso de que se produzcan algunos cambios el protocolo y la seguridad debe tener presente los siguientes elementos:
ü Establecer una zona restringida al movimiento de personas.
ü La reserva de una habitación de seguridad.
ü Realizar la requisa previa de la sala donde se van a celebrar las actividades y las zonas colindantes con ella, etc.

Recomendaciones:

En muchas ocasiones, la seguridad interna del lugar donde se celebra el acto se encomienda a una compañía privada. En tales casos, habrá que informar al Coordinador de Seguridad de todo lo planificado: estructura de la ceremonia, diseños de los accesos, invitaciones, acreditaciones, recepción a los medios de comunicación, etc. Asi podrá elaborar su plan de seguridad interna y coordinar con otros servicios oficiales.

De acuerdo a la experiencia laboral:

Protocolo




Seguridad Medios de
Comunicación Social





Es un circuito perfecto de ordenación técnica para todo acto publico a realizar en cualquier lugar geográfico e indiferentes a su tamaño y duración.

La Seguridad en los actos turísticos con la presencia de autoridades del Estado:

Entiéndase, aquí, por seguridad, dos niveles bien delimitados que con facilidad o se confunde o se soslaya el primero englobándolo en el segundo nivel:

1.- Seguridad material de las instalaciones y entorno.
2.- Seguridad Prevención Policial de riesgos.


La planificación de las medidas de seguridad comprende tres sub-niveles:

v Normas Sistema de Seguridad

v Procedimiento Planes de Seguridad

v Medios Dispositivo de Seguridad


Las secuencias organizativas para la preparación de un acto :


Planificación
( Conjuntamente con Protocolo)
Organización
( Informe Técnico sobre el Lugar)
Dirección
( Análisis del Informe)
Coordinación
( Ordenes de Ejecución)
Control
( Desarrollo del Evento)

Reglas de seguridad que debe tener presente un asistente de protocolo:

ü Cuando acompañando a una personalidad:
v No llamar la atención.
v No elegir lugares de súper lujo.
v No se debe mencionar nuestro nombre, titulo o cargo personal, ni el nombre de nuestro organismo, entidad o empresa a desconocidos.
v Es conveniente realizar una avanzada de cada uno de los lugares pautados en el Programa de la Personalidad ( Entrada Principal, Coordinar con el Jefe de Seguridad del Lugar, Salidas de Escape).
v Resume Curricular de la Personalidad.
v Coordinar con los cuerpos de seguridad la Ruta de Desplazamiento.
v Nada de Bolsos colgados.
v No se debe mencionar con personas ajenas el Itinerario del VIP.
v Estar pendiente de las cosas personales del VIP ( Carteras, Carpetas, Regalos, Pasaportes, Boletos, etc).
v Hay que llevar siempre encima suficiente dinero.
v Cambiar constantemente los hábitos y rutinas.
v Si es un miembro del Cuerpo Diplomático, hay que notificar a la Embajada y/o consulado.
v Chequear la unidad automotora con experto.
v Mantener comunicación continua con el conductor.


ü Conclusión:
v Todo equipo de protocolo debe tener presente que la seguridad es un elemento esencial en el desarrollo exitoso de un evento, debe siempre existir la colaboración y la buena disposición funcional, se trata de conseguir los objetivos esenciales del protocolo, sin que se produzca ningún problema que afecte a la seguridad.

ü Recomendaciones Generales:
v Estricto registro y control de los participantes en el evento, tanto nacionales, como extranjeros, principalmente de reporteros y periodistas.
v Estricto registro de toda arma que porten los funcionarios de seguridad extranjera.

v Precisión de los sitios de reuniones y encuentros.

v Evaluación de los trayectos de las Caravanas, zonas de adyacencias a las mismas, capacidad de las calles para la cantidad de vehículos, reconocimiento de vías de escape en caso de emergencia, congestionamiento de transito o accidentes.

v Determinación de las zonas de estacionamiento de las caravanas y vehículos presidenciales en todos los sitios de eventos y en el aeropuerto. Evaluar la capacidad y disposición de estacionamiento de los alrededores de estos sitios.

v Evaluación de las cantidades de personas a encontrarse en cada acto, para compararlo con la capacidad física de cada sitio de encuentro, con el fin de diseñar operativos expeditos en cada actividad.

v Determinar las clínicas y hospitales cercanos a los sitios de alojamiento.

v Alto adiestramiento del personal de seguridad, para el debido reconocimiento de personalidades y personal del protocolo, que participara en la reunión. Se recomienda en lo posible que este personal este lo mejor posible vinculado con la programación y actividades a desarrollar durante la Reunión Extraordinaria.

v Operativo de alimentación para el personal que laborara en este sector.


MODULO XI: TERMINOLOGÍA E INSTRUMENTOS UTILIZADOS POR EL PERSONAL DE PROTOCOLO.
El Presentador o Maestro de Ceremonia:

En todo acto protocolar se requiere a un presentador o maestro de ceremonia, quien hace una hace una introducción al inicio del evento, luego continua con la presentación de las personalidades, de acuerdo a un Programa.


Presidium:

Es el lugar de mayor relevancia en un montaje protocolar, este presidium puede darse en dos formar: Mesa: Sin mesa:


Vocativos:

Es un instrumento que sirve para invocar o llamar una persona, este se lee antes de cada discurso o palabras para saludar a las altas personalidades presentes, es decir, es la lista protocolar de personalidades presentes en un acto, este es preparado por el Jefe de Protocolo, estableciendo la precedencia correspondiente de los integrantes del presidium, y leida por las personalidades de mayor rango.


Rostrum:

Palabra latina que se dio en Roma a la Tribuna de las Arengas(Discurso enardecedor pronunciado delante de una asamblea).
Es lo que comúnmente mal llamamos podium o podio, también palabra latina que es el pequeño escabel donde se suben los triufadores de una prueba olímpica o de otras competencias deportivas.



Duelo Publico:

Es el que decreta el Ejecutivo Nacional con bandera izada a media asta durante varios días, las 24 horas y que afecta a todos los organismos públicos y privados, tales como: espectáculos, ferias, cines, etc., paralizando todas sus actividades.

Lista de Protocolo:

Es el listado de las personas que fueron invitadas y confirmaron su presencia a una actividad protocolar. La misma debe contener el cargo, su nombres y apellidos.




Grafico de Personalidades del Presidium:

Es el orden de ubicación de acuerdo a la precedencia en el presidium.

PRESIDENTE Y ESPOSA
SALA DE ESPERA
VICEPRESIDENTE Y ESPOSA
ALFOMBRA
ROJA
ENTRADA
SALIDA


















Grafico de Personalidades del Evento:

Es el orden de ubicación de acuerdo a la precedencia en un Acto Protocolar, referentes a símbolos, presidium, equipos técnicos, ubicación de invitados y prensa.



Acuerdo y/o Declaración:

Es un documento que realiza entre dos ó más gobiernos y/o organizaciones con el objeto de unir esfuerzos, políticos, sociales, culturales, tecnológicos etc. Esta actividad se realiza con una previa reunión de alto nivel. Una vez finalizada el acuerdo se plasma a través de una firma con la presencia de los medios de comunicación.





Invitaciones:
Es el arte de invitar a:

.- Acto protocolar y/o ceremonial.
.- Comida y cualquier.
.- Eventos Especiales.





Habladores:

Es un instrumento que se encargada de identificar los personajes que integran un presidium.

Tarjetas de Sillas:

Es aquella que señala la ubicación de una personalidad en el presidium y/o invitado al evento protocolar, en el respaldar de las sillas.

Tarjeta de Mesa:

Es aquella empleada para señalar la ubicación al invitado, se utiliza impreso en la parte superior central, se coloca en la mesa de frente a los cubiertos de postre.

Plano general del evento:

Es la distribución geográfica del montaje protocolar, que describe la ubicación de:

1.- Las personalidades que preside el evento.
2.- Los participantes de acuerdo áreas de referencias.
3.- La Prensa.
4.- Equipos Técnicos.
5.- Decoraciones.
6.- Mesas y Sillas.
7.- Podium.
6.- Otros implementos necesarios.