Protocolo Adalberto

1. LA COMUNICACIÓN EN EL PROTOCOLO



CONTENIDOS DE ESTA UNIDAD



1. INTRODUCCIÓN.. 2
2. LA PLANIFICACIÓN DE LOS ACTOS Y SU RELACIÓN CON LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN 4







1. INTRODUCCIÓN

El ceremonial –conjunto de formalidades que se observan en un acto público o solemne– y el protocolo –normas y usos que establecen y ordenan dichas formalidades– son elementos básicos en los que se apoya la estructura de todo acto de cierta relevancia social y generan un conjunto de mensajes de un gran contenido visual.

Ceremonial y protocolo, términos que, hasta hace pocos años, eran empleados con asiduidad sólo por un restringido número de personas y reservado su uso estrictamente al ámbito de los actos oficiales de Estado, de las relaciones diplomáticas e intergubernamentales y en el marco de determinadas instituciones o corporaciones, están hoy en día presentes en todos los estamentos y grupos sociales y son utilizados con relativa frecuencia por el público en general.
Las causas que han impulsado este cambio han sido en esencia: el incremento de las relaciones interestatales, la creciente importancia y proliferación de las organizaciones internacionales –gubernamentales o no–, la mayor presencia social de instituciones públicas y privadas y la gran influencia que tienen las empresas en el desarrollo socioeconómico actual.
Todo ello promocionado por la facilidad para desplazarse a cualquier lugar del planeta en pocas horas y potenciado por la omnipresencia social de los medios de comunicación y el progreso de las nuevas tecnologías de la comunicación/información que han conseguido que predomine una cultura visual en la sociedad. Por ello, el ceremonial y el protocolo, que siempre han proyectado de forma visual la imagen de instituciones/organizaciones y de las personas que las representan, deben caminar al unísono con ese modelo cultural, de manera que puedan cumplir sus fines más generales: construir la realidad de las grandes ocasiones, dar apariencia a los principios rectores de la vida colectiva y transmitir al conjunto social lo que significan las instituciones, corporaciones u otros grupos sociales.
Fin pedagógico, éste último, que institucionaliza un modelo de comunicación que genera una doble interacción, la de los protagonistas y participantes en los actos entre sí y todos ellos con el resto de la sociedad, basada en un lenguaje que debe primar lo visual. Se puede hablar de un idioma ceremonial, en el que los distintos elementos que lo integran tienen que contribuir a la eficacia expresiva de cada una de sus formalidades, dando pie a una retórica de transmisión por la imagen.

Acción en la que los medios de comunicación, sobre todo la televisión, tienen un papel fundamental al resaltar lo más destacado de las ceremonias y hacerlas accesibles y participadas a un gran número de ciudadanos.

Las empresas no podían quedar ajenas a este fenómeno, ya que su imagen se genera en los públicos no sólo a través de los mensajes que transmite la publicidad, los símbolos audiovisuales de identidad corporativa y las informaciones sobre sus actividades comerciales, sino también con referencia a otros mensajes nacidos de la práctica profesional y de las actitudes y comportamiento de sus directivos y empleados.
La implementación del protocolo en la empresa busca, además de sus fines generales, un objetivo concreto: ser un instrumento más de las políticas de comunicación corporativa. Por ello, la organización de los actos corporativos debe encuadrarse como una técnica más de proyección de su identidad visual, complementaria de todas las demás y al no existir normas precisas, como ocurre con los actos oficiales, hay que recurrir a unos principios generales, que deben aplicarse con flexibilidad y lógica de acuerdo con los criterios sociales del momento y la naturaleza y filosofía propia de cada acto.
El protocolo se ha convertido así en instrumento rector tanto de los actos institucionales oficiales como de los acontecimientos en las empresas, convirtiéndose en uno más de los medios para potenciar la imagen y la identidad corporativa.
El ceremonial se basa en modelos de representación que escenifican los actos, integrando un discurso irónico que debe ser ordenado y estructurado como si de un verbal se tratase. Al igual que la lengua se sirve de piezas que se articulan y ordenan de acuerdo con las reglas de la sintaxis, los actos se ordenan y estructuran según las normas de protocolo.


2. LA PLANIFICACIÓN DE LOS ACTOS Y SU RELACIÓN CON LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN

El protocolo, sin embargo, no es sólo el instrumento que ordena una mera relación social, escenificada en actos clasificados según ciertas categorías aceptadas por el conjunto social. Además, define su proyección externa y condiciona su reflejo en los medios de comunicación, generando, de esta manera, un proceso de comunicación de las instituciones/corporaciones con sus públicos.
Los actos, como fuente de mensajes, producen un discurso universal en su conjunto, y una serie de mensajes parciales en sus diferentes fases. Por lo que al diseñarlos, para evitar errores de percepción por parte de los públicos, se tendrán en cuenta los siguientes criterios:

1. Establecer con claridad quienes son los actores principales del acontecimiento.
2. Definir un foco preferente de atención visual (presidencia) que jerarquice convenientemente el escenario elegido.
3. Reflejar secuencialmente el comienzo, el momento culminante y la conclusión del acto.
4. Especial atención a la comunicación de sus fases más relevantes.
5. Referencia precisa al contexto social en que se realiza.
6. Respeto absoluto a las normas de precedencias y a la jerarquía de las personas.

El respeto al régimen jerárquico (precedencias) de los cargos y entes públicos es clave, pues no hay que olvidar que, en el seno de una institución/corporación, la jerarquía viene determinada por las funciones y posiciones de los individuos dentro de ella.
Los actos públicos, oficiales o no, e incluso los privados, son el lugar por excelencia de la confirmación de la jerarquía social y de las modificaciones que en ella se producen. Por tanto, se diferenciará con claridad lo instrumental –ordenación y jerarquización– de lo expresivo –comunicación–, aunque sean complementarios. En este sentido, los responsables del protocolo deben:
1. Facilitar al máximo las posibilidades para que sea cubierto en su totalidad, con claridad y precisión, sin que se rompa en ningún momento la estructura del mismo.
2. Proporcionar a periodistas y técnicos el asesoramiento preciso sobre su desarrollo secuencial y sus diversas peculiaridades.
3. Procurar que los códigos, que modelan el "idioma" ceremonial, tengan amplia difusión entre los profesionales de la información para que puedan explicarlos a las audiencias.
De poco sirve la perfección, solemnidad y estética de un acto si no es difundido y su significado no es percibido y valorado por el conjunto social.
El servicio de protocolo, lo mismo que se ocupa de ordenar las diferentes formalidades y situar en tiempo y espacio a personas y cosas en el escenario elegido, tendrá en cuenta que los periodistas, cuando realizan su trabajo, son espectadores privilegiados, puesto que, a través de ellos, la sociedad entera se convierte a su vez en espectadora.

Qué es el Protocolo ?. Su aplicación. Oficial y social. (1)



El Protocolo se puede definir como el conjunto de normas y disposiciones legales vigentes que, junto a los usos, costumbres y tradiciones de los pueblos, rige la celebración de los actos oficiales y, en otros muchos casos, la celebración de actos de carácter privado que toman como referencia todas estas disposiciones, usos, tradiciones y costumbres. Pero el protocolo tiene que complementarse para cubrir todas las necesidades que requieren el conjunto de actividades que tienen lugar cuando en los actos oficiales se realizan otra serie de actividades que se deben regular y organizar. Las actividades públicas que realizan las autoridades tienen más componentes que el mero protocolo.
Por lo tanto hay que buscar otros conceptos que sirvan de complemento al campo del protocolo. Y por ello surgen términos como etiqueta o ceremonial, entre otros. Etiqueta es "el ceremonial de los estilos, usos y costumbres que se debe guardar en las casas reales y en actos públicos solemnes" o bien "la ceremonia en la manera de tratarse las personas particulares o en actos de la vida privada, a diferencia de los usos de confianza o familiaridad". Y ceremonial es "el conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne" y se asienta sobre la sólida base del principio jurídico de la igualdad natural de los estados.
Este conjunto de términos, protocolo, etiqueta y ceremonial, nos dan las bases fundamentales para la preparación, organización y ejecución tanto de actos oficiales como de actos privados. No obstante, cuando hablamos de protocolo se puede dar por sentado que, en muchos casos, nos estamos refiriendo a estos tres términos cuando hablamos en general del Protocolo (con letras mayúsculas). El término protocolo ha absorbido en sí mismo las tres acepciones dadas anteriormente y por la tanto suele ser representativo de las tres definiciones dadas con anterioridad. Aunque no debemos olvidar que cada término tiene su propio significado y función.
El prestigioso profesor y experto en protocolo Señor Vilarrubias define al protocolo con dos palabras: es una ciencia y un arte. Una ciencia que trata temas referentes a la diplomacia, la historia, la heráldica, etc. y un arte que trata de conjugar la armonía, la estética, el estilo, etc.
Para otro de los grandes autores y experto en protocolo, Don José Antonio de Urbina, el protocolo es el arte y la técnica de crear las formas necesarias para que la acción del Estado se realice dentro de unos términos o cauces adecuados, en lo que a las necesidades del Estado requiere en la organización y desarrollo de los actos.
El protocolo, como término concentrador de otros afines, se puede definir como el conjunto de técnicas (basadas en normas, leyes, usos y costumbres) necesarias para la correcta organización y desarrollo de actos, bien sean públicos o privados, y la buena consecución final de los mismos.
Tal y como se indica a muchos de nuestros consultantes, el protocolo, salvo el aplicado basado en la ley para los actos oficiales, no impone sino que aconseja y da unas pautas básicas a seguir si se desea la correcta organización y desarrollo de un acto.
El protocolo oficial o legal (basado en normas y leyes) queda reducido al ámbito de la Corona, el Gobierno, las Administraciones del Estado, las Comunidades Autónomas y las Corporaciones Locales.
No quita que en el resto de actos organizados por empresas, instituciones, colectivos, etc. sea una base fundamental y punto de referencia esta normativa, pero no es de obligado cumplimiento. En este caso el "protocolo" a seguir, los órdenes de precedencia, las presidencias, etc. son responsabilidad de sus organizadores que pueden "crear" su propia estructura y sus propios desarrollos para actos determinados.
No obstante, hay que hacer hincapié en que no se debe abusar de una excesiva reglamentación en los actos privados, sobre todo si a los mismos no acuden autoridades. Todo acto tiene que llevar una buena organización, pero sus esquemas no deben dar rigidez al acto, dejando a criterio de los organizadores hacer disposiciones que pueden ser poco habituales, pero que ellos puedan considerar de interés por determinados parámetros o características del encuentro. Una aplicación racional del "protocolo" hará más sencillo y más "llevadero" un acto privado que no tiene porque ser un complicado enmarañamiento de estrictas normas a seguir durante el mismo, con la consiguiente incomodidad para los invitados.
En resumen, los esquemas organizativos de un acto, no deben condicionar de una manera excesiva a los invitados y sus actuaciones (tanto en actos oficiales como en actos privados).